ขั้นตอนการประชุมกรรมการบริการวิชาการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

วันที่ประกาศใช้ : 1 พฤษภาคม 2557

ปรับปรุงเมื่อ :

Admin : อรุนันต์ หีมชูด โทร. 7423

1. การเตรียมการก่อนการประชุม

ขั้นตอนหลัก

ขั้นตอนย่อย

ผู้รับผิดชอบ

เอกสาร /
แบบฟอร์ม

Tips ข้อเสนอแนะ

ระยะเวลา
ดำเนินการ

1. การเตรียมการก่อนการประชุม

1.1 หารือกับประธานเพื่อกำหนดวาระในการประชุม โดยกำหนดวันเวลาประชุม

เลขาฯ และประธาน

วาระการประชุม
1.วาระหลัก
2.วาระเพิ่มเติม

 - ควรนัดหมายวันเวลาล่วงหน้า เนื่องจากเป็นการประชุมผ่านระบบ online เพื่อจะได้ห้องประชุมที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อม

ก่อนประชุม
3 สัปดาห์

1.2 ตรวจสอบเวลาผู้เข้าประชุมเบื้องต้น

ผู้ช่วยเลขาฯ

- รายชื่อ/เบอร์โทรศัพท์ของผู้เข้าร่วมประชุม

- ปฏิทินผู้บริหารคณะ

- ปฏิทินบุคลากร

- กรณีผู้บริหารคณะฯ ให้ตรวจสอบเวลาจากปฏิทินในเว็บไซต์คณะฯ และยืนยันตรวจสอบเพิ่มเติมจากสำนักคณบดีฯ เพื่อนัดหมาย

ก่อนการประชุม
3 สัปดาห์

- กรณีผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ให้ตรวจสอบเวลาโดยการโทรสอบถาม หรือ e-mail

- จากการตรวจสอบเวลา จะต้องเป็นวันและเวลาที่ผู้บริหารว่าง และผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ว่างไม่ต่ำกว่า 80% หรือหากจำเป็นจริงๆ อย่างน้อยน้อยที่สุดเกินกึ่งหนึ่งของจำนวนกรรมการ โดยไม่นับรวมผู้ช่วยเลขาฯ

1.3 จองห้องประชุม อุปกรณ์โสต รวมทั้งเครื่องดื่มและอาหารว่าง

ผู้ช่วยเลขาฯ

ระบบจองห้องประชุมในเว็บไซต์คณะฯ

 - จองผ่านระบบห้องประชุมบนเว็บไซต์ ของหน่วยอาคารโดยกรอกข้อมูลดังนี้
   1.จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
   2.จำนวนอาหารว่างและเครื่องดื่ม
  แล้วแจ้งให้ผู้ได้รับมอบหมายทำการอนุมัติการใช้ห้องประชุม และโทรยืนยันกับหน่วยอาคาร (เบอร์ 7057 คุณนิภาพร)

ก่อนการประชุม
1 สัปดาห์

1.4 จัดทำหนังสือเชิญประชุม และส่ง e-doc และ e-mail เพื่อเชิญประชุม

ผู้ช่วยเลขาฯ

- ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุม

- ตัวอย่าง e-mail เชิญประชุม

- เมือทราบวัน เวลาและจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ให้ทำหนังสือเชิญ

ยืนยันการประชุม
ก่อนการประชุม
1 สัปดาห์

- นำเอกสารหนังสือเชิญประชุม เข้าระบบ e-doc และแจ้งไปยังภาควิชา/หน่วยงานด้วย เพื่อลดจำนวนกระดาษ และเอกสารจากการทำหนังสือเชิญ 

- ส่ง e-mail อาจมีการแจ้งวาระการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเบื้องต้น

1.5 โทรยืนยันการเข้าร่วมประชุมของกรรมการแต่ละคน พร้อมรายงานยอดผู้เข้าร่วมให้ประธานทราบ และยืนยันการใช้ห้องประชุมกับเจ้าหน้าที่หน่วยอาคาร

ผู้ช่วยเลขาฯ

- ตัวอย่าง e-mail ยืนยันการประชุม

 - กรณีที่ห้องประชุมไม่สามารถใช้ห้องประชุม 3 ของคณะได้ ให้แจ้งกรรมการทุกครั้ง พร้อมขอความร่วมมือให้นำคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คส่วนตัวมาด้วย

ก่อนประชุม 3 วัน

1.6 จัดเตรียมใบลงชื่อเข้าประชุมและใบเซ็นชื่อรับเงิน พร้อมขอเบิกเงินทดรองจ่ายจากผู้รับผิดชอบ ตามจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม

ผู้ช่วยเลขาฯ

ตัวอย่างใบลงชื่อเข้าร่วมประชุมและใบเซ็นชื่อรับเงิน

 - ให้แจ้งยอดเงินเพื่อจ่ายเบี้ยประชุม กับผู้รับผิดชอบ

ก่อนประชุม 3 วัน

2. การเตรียมเนื้อหาการประชุม

ขั้นตอนหลัก

ขั้นตอนย่อย

ผู้รับผิดชอบ

เอกสาร /
แบบฟอร์ม

Tips ข้อเสนอแนะ

ระยะเวลา
ดำเนินการ

2. การเตรียมเนื้อหาการประชุม

2.1 สอบถามประธาน เพื่อกำหนดเนื้อหาที่จำเป็นของแต่ละวาระ

เลขาฯ

วาระการประชุม

 - ต้องมีเนื้อหาครบถ้วนทุกวาระ
ในกรณีที่เป็นเนื้อหาที่อยู่ในเว็บไซต์ และจะต้องทราบ URL ที่เกี่ยวข้อง

-

- ต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสารแนบทุกครั้งทุกวาระ ก่อนนำเสนอขึ้นบนเว็บไซต์

2.2 รวบรวมเนื้อหาตามวาระ

ผู้ช่วยเลขาฯ

-

- เอกสารแนบทุกไฟล์ ให้ดำเนินการแปลงไฟล์เป็น PDF ก่อนทุกครั้ง เพื่อป้องกันการผิดเพี้ยนของ Font ที่คอมพิวเตอร์บางเครื่องอาจไม่รองรับ

ภายใน 1 สัปดาห์

- ให้แยกเนื้อหาเป็น folder ตามวาระและตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น

2.3 นำเนื้อหาตามวาระขึ้นเว็บไซต์การประชุม

ผู้ช่วยเลขาฯ

วาระการประชุมบนเว็บไซต์

 - ตรวจสอบ Link เอกสารแนบทุกครั้งว่าสามารถใช้งานได้หรือไม่ ก่อนจะแจ้งให้กรรมการทราบ

ก่อนประชุม 1 สัปดาห์

2.4 แจ้งประธานเพื่อตรวจสอบเนื้อหาที่แขวน

ผู้ช่วยเลขาฯ

วาระการประชุมบนเว็บไซต์

- ส่ง e-mail แจ้งประธานและเลขานุการ

-

3.การดำเนินการประชุม

ขั้นตอนหลัก

ขั้นตอนย่อย

ผู้รับผิดชอบ

เอกสาร /
แบบฟอร์ม

Tips ข้อเสนอแนะ

ระยะเวลา
ดำเนินการ

3.การดำเนินการประชุม

3.1 การตรวจสอบความพร้อมก่อนการประชุม เช่น ห้องประชุม อุปกรณ์โสตฯ เนื้อหาใน web อาหารและเครื่องดื่ม

ผู้ช่วยเลขาฯ

(ไม่มี)

 - ไปก่อนเวลาไม่ต่ำกว่า 10 นาที เพื่อเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์และหน้าเว็บไซต์ ในห้องประชุม

- ทดสอบอุปกรณ์โสตฯ ต่างๆ ว่าสามารถใช้งานได้ปกติหรือไม่

3.2 การเตรียมไฟล์ข้อมูลสำหรับบันทึกการประชุม

ผู้ช่วยเลขาฯ

ตัวอย่างบันทึกการประชุม

 - ในบางกรณีที่ประธานแจ้งว่าอาจมีการบันทึกเสียงการประชุมให้เตรียมเครื่องบันทึกเสียงไปด้วย

3.3 ดำเนินการประชุมตามวาระ

ประธาน

(ไม่มี)

- กรณีที่ไม่มีการสรุปในแต่ละวาระ ควรแจ้งให้ประธานทราบและสรุปมติ ตามแต่ละวาระ

-

3.4 บันทึกการประชุมตามประเด็น และเนื้อหา

เลขาฯ และผู้ช่วยเลขาฯ

(ไม่มี)

- ใช้เครื่องบันทึกเสียง และควรแจ้งให้ประธานและกรรมการทราบด้วยว่าจะมีการบันทึกเสียง

-

3.5 สรุปการประชุม

ประธาน

(ไม่มี)

- ใช้ไฟล์ของการบันทึกการประชุม

-

4. การจัดทำรายงานการประชุม

ขั้นตอนหลัก

ขั้นตอนย่อย

ผู้รับผิดชอบ/โทร

เอกสาร /
แบบฟอร์ม

Tips ข้อเสนอแนะ

ระยะเวลา
ดำเนินการ

4. การจัดทำรายงานการประชุม

4.1 นำไฟล์บันทึกการประชุมมาเพิ่มเติมรายละเอียดที่มีการอภิปราย แสดงความคิดเห็น หรือมีมติในที่ประชุม

เลขาฯ และผู้ช่วยเลขาฯ

ร่างรายงานการประชุม

 - ต้องดำเนินการให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์

ภายใน 1 สัปดาห์
หลังการประชุม

4.2 ทำ To do list โดยสรุปจากเนื้อหาการประชุม

เลขาฯ และผู้ช่วยเลขาฯ

แบบฟอร์ม To do list

 - To do list ต้องเป็นไปตามวาระ

4.3 ตรวจสอบรายงานการประชุมและ To do list

ประธาน

(ไม่มี)

 - เมื่อประธานตรวจสอบเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องลงลายมือชื่อกำกับ

4.4 แขวนรายงานการประชุมที่หน้าเว็บไซต์

ผู้ช่วยเลขาฯ

รายงานการประชุม
บนเว็บไซต์

 - ให้แขวนรายงานการประชุมทั้งไฟล์ Word และ PDF

ทันทีที่มีการแก้ไขหรือเห็นชอบจากประธาน

4.5 ส่ง e-mail พร้อม link รายงานการประชุม แจ้งผู้เข้าประชุมทุกท่าน

ผู้ช่วยเลขาฯ

ตัวอย่าง e-mail ส่งแจ้งรับรองรายงานการประชุม

- เมื่อมีคณะกรรมการแจ้งให้แก้ไข ให้ผู้ช่วยเลขาฯ ดำเนินการแก้ไข และแจ้งให้เลขาฯ ทราบด้วย

ทันทีที่มีการแจ้งให้แก้ไข

- ควรระบุระยะเวลาให้ชัดเจนว่า หากไม่มีการแก้ไขภายในเวลาที่กำหนด จะขอถือว่าเห็นชอบกับรายงานการประชุม

5. การดำเนินการตามมติที่ประชุมเพื่อเข้าสู่ที่ประชุมกรรมการประจำคณะ (ถ้ามี)

ขั้นตอนหลัก

ขั้นตอนย่อย

ผู้รับผิดชอบ/โทร

เอกสาร /
แบบฟอร์ม

Tips ข้อเสนอแนะ

ระยะเวลา
ดำเนินการ

5. การดำเนินการตามมติที่ประชุมเพื่อเข้าสู่ที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ (ถ้ามี)

5.1 จัดทำเอกสารตามมติที่ประชุม นำเสนอกรรมการประจำคณะฯ (ถ้ามี) ส่งให้ฝ่ายเลขาที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ

- เลขาฯและผู้ช่วยเลขาฯ

- เลขาฯ/ผู้ช่วยเลขาฯ ที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ
(คุณสารภี โทร 7411)

- ตัวอย่างเอกสารนำเข้าที่ประชุมกรรมการคณะฯ

- เอกสารที่นำเข้าที่ประชุมกรรมการคณะฯ ให้จัดทำเป็นไฟล์ Word เพื่อให้เลขาที่ประชุมกรรมการคณะฯ ได้ระบุลำดับวาระต่างๆ ต่อไป

- จัดส่งไฟล์ Word พร้อมเอกสารตัวจริงจำนวน 1 ชุด และสำเนาเอกสาร จำนวน 1ชุด ให้ผู้ช่วยเลขาฯ ที่ประชุมกรรมการคณะฯ

ภายใน 1 วันหลังจากประชุม

5.2 ติดตามผล มติจากที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ

- เลขาฯและผู้ช่วยเลขาฯ

- เลขาฯ/ผู้ช่วยเลขาฯ ที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ
(คุณสารภี โทร 7411)

- ตัวอย่างหนังสือแจ้งผลมติที่ประชุมกรรมการ
ประจำคณะฯ

- เอกสารแจ้งผลมติที่ประชุมกรรมการคณะฯ จะแจ้งผ่านระบบ e-doc ทุกครั้ง

-

5.3 นำเสนอประธาน เพื่อทราบมติที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ เพื่อทราบหรือดำเนินการในขั้นตอนอื่นๆ ต่อไป

- เลขาฯและผู้ช่วยเลขาฯ

- ตัวอย่างเส้นทางการนำเสนอประธานเพื่อทราบผ่านระบบ e-doc

- หากมีมติให้ดำเนินการอย่างอื่นต่อ ให้รีบดำเนินการทันที

-

6. การทำเบิกจ่ายเบี้ยประชุม

ขั้นตอนหลัก

ขั้นตอนย่อย

ผู้รับผิดชอบ

เอกสาร /
แบบฟอร์ม

Tips ข้อเสนอแนะ

ระยะเวลา
ดำเนินการ

6. การทำเบิกจ่ายเบี้ยประชุม

6.1 ร่างหนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายเงินเพื่อเป็นค่าเบี้ยประชุม และขออนุมัติในหลักการเรื่องการขอจ่ายเบี้ยประชุมให้กับผู้ได้รับมอบหมายให้เข้าประชุมแทน เสนอหัวหน้าฝ่ายเพื่อลงลายมือชื่อ

ผู้ช่วยเลขาฯ

- ตัวอย่างหนังสือขออนุมัติเบิกจ่าย

 - หนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายเงินเบี้ยประชุม ให้ระบุบนหนังสือมุมขวา เงินรายได้คณะฯ ปี ..

- เมื่อมีกรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ให้แจ้งกรรมการส่งแบบตอบรับพร้อมระบุชื่อผู้เข้าร่วมประชุมแทน

 

- ให้จัดทำหนังสือขออนุมัติแนบใบเซ็นชื่อ พร้อมหนังสือขออนุมัติให้ผู้แทนกรรมการบริการวิชาการเข้าร่วมประชุมฯ (กรณีที่กรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้) ให้ประธานเป็นผู้อนุมัติเข้าร่วมประชุม เพื่อเบิกจ่ายเบี้ยประชุมให้ผู้แทนที่เข้าร่วมประชุม

- ใบเซ็นชื่อ ให้ตรวจสอบให้ครบถ้วนว่ามีการเซ็นชื่อเข้าร่วมประชุม และรับเงินเป็นค่าเบี้ยประชุม พร้อมลงชื่อผู้จ่ายเงินทุกครั้ง (ใบเซ็นชื่อห้ามลบ แต่ให้ขีดฆ่าแก้ไขได้พร้อมเซ็นชื่อกำกับ)

ภายใน 3 วันหลังประชุม

- ใบเซ็นชื่อที่มีลายเซ็นครบถ้วน

- หนังสือที่ ม.อ.203.1/18 ลงวันที่ 27 พ.ย.57 เรื่องขออนุมัติในหลักการเพื่อจ่ายเป็นค่าตอบแทนผู้บริหารฯ และจ่ายเบี้ยประชุมกรรมการต่างๆ

- คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการบริการวิชาการ ประจำคณะฯ

- หนังสือขออนุมัติให้ผู้แทนกรรมการบริการวิชาการเข้าร่วมประชุมฯ (กรณีที่กรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้)

- แบบตอบรับเข้าร่วมประชุมของกรรมการที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมและส่งผู้แทน

- หนังสือเชิญประชุม

6.2 ส่งเอกสารเบิกจ่ายให้หน่วยคลังคณะฯ

ผู้ช่วยเลขาฯ

- สมุดส่งเอกสารถึงหน่วยคลัง

 - สำเนาเอกสารทั้งหมดไว้ที่ฝ่าย 1 ชุด และตรวจสอบการโอนเงินค่าเบี้ยประชุม พร้อมเก็บเอกสารเข้าแฟ้มหมายเลข 5 (กรรมการบริการวิชาการ)

- ในหนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายเบี้ยประชุม ให้ระบุการโอนเงินเข้าบัญชีเงินทดรองฝ่ายบริการวิชาการ ทุกครั้ง

- ลงสมุดการส่งเอกสารออกทุกครั้ง

ภายใน 1 วัน

6.3 ติดตามเอกสารเบิกจ่ายเงินจากกลุ่มงานการเงินฯ

ผู้ช่วยเลขาฯ

(ไม่มี)

- กรณีมีการปรับแก้/ส่งคืนเอกสาร ให้เจ้าหน้าที่การเงินแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง

ภายใน 2 สัปดาห์

Powered by Academic Services Office : Faculty of Engineering PSU